Личное дело каждого сотрудника является непременной частью организационного процесса в любой компании. Внутри этого дела собраны и хранятся документы, относящиеся к трудовой деятельности и биографическим данным сотрудника. Важно иметь четкое представление о порядке расположения документов в личном деле, чтобы обеспечить его правильную организацию.
В основе порядка расположения документов в личном деле лежат два принципа: хронологический и систематический. Хронологический принцип предполагает упорядочивание документов в порядке их поступления, от самых новых к самым старым. Систематический принцип, в свою очередь, подразумевает разделение документов на блоки, каждый из которых отражает определенный аспект деятельности сотрудника.
Основные правила, которые необходимо придерживаться при организации личного дела сотрудника, включают в себя следующее:
1. Регистрация документов. Каждый документ должен быть зарегистрирован при поступлении в личное дело. Регистрация включает в себя проставление даты, номера и подписи лица, принявшего документ.
2. Общая информация. В начале личного дела должны быть размещены документы, содержащие общую информацию о сотруднике: персональные данные, контактная информация и копия трудового договора.
3. Трудовая и финансовая информация. В этом блоке должны находиться документы, связанные с трудовой и финансовой деятельностью сотрудника: приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, трудовые книжки, справки о заработной плате.
4. Обучение и развитие. Важно иметь специальный блок для документов, связанных с обучением и развитием сотрудника: дипломы, сертификаты, отзывы о прохождении курсов и тренингов.
5. Премии и поощрения. В этом блоке следует хранить документацию о премиях, поощрениях, благодарностях и других формах признания достижений со стороны работодателя.
6. Карьерный рост и повышение квалификации. Здесь размещаются документы, касающиеся повышения в должности, перевода на другую работу, а также оценки профессиональной деятельности.
7. Дисциплинарные взыскания. При необходимости вводится отдельный блок, где хранятся документы о нарушениях трудовой дисциплины, вынесенных санкциях и предупреждениях сотруднику.
8. Медицинская информация. Завершает личное дело блок с медицинской информацией: медицинские справки, медицинские заключения, справки о приостановлении или временной нетрудоспособности.
Порядок расположения документов
В личном деле сотрудника документы должны быть расположены в определенном порядке. Это помогает обеспечить структурированное и легко доступное хранение информации. Ниже представлены основные принципы и правила, которым следует придерживаться при составлении документации в личном деле.
1. Паспортные данные. Первым документом в личном деле должны быть паспортные данные сотрудника. Это включает в себя копию паспорта, данные о месте рождения, семейное положение и прочую информацию, необходимую для идентификации сотрудника.
2. Трудовой договор. Следующим документом, располагающимся в личном деле, должен быть трудовой договор сотрудника. В этом документе указываются условия труда, трудовая функция, рабочая нагрузка и другие важные детали отношений между работником и работодателем.
3. Справки и аттестаты. В следующем разделе личного дела располагаются справки и аттестаты, подтверждающие образование, профессиональные навыки и квалификацию сотрудника. Это может включать дипломы, удостоверения, сертификаты и другие документы.
4. Личная и медицинская информация. В отдельном разделе личного дела следует разместить личную и медицинскую информацию сотрудника. Это может включать анкетные данные, медицинскую карту, страховые полисы и другие документы, касающиеся здоровья и личной жизни сотрудника.
5. Кадровые документы. Последним разделом в личном деле должны быть кадровые документы. В этом разделе размещаются копии приказов о приеме на работу, увольнении, переводах, повышениях и других кадровых операциях. Также здесь могут находиться заявления, справки, договоры и другие документы, связанные с изменениями в трудовом статусе сотрудника.
Правильное расположение документов в личном деле сотрудника позволяет обеспечить удобный доступ, быстрый поиск и удовлетворение требований кадрового учета. При соблюдении указанных принципов и правил будет гарантирована сохранность и актуальность информации, а также удобное использование документации.