Подотчет — это сводная информация о финансовых операциях, которые были совершены работниками предприятия или организации по поручению и на счету этой организации. Подотчет может быть организован как для постоянных сотрудников, так и для временных работников или стажеров.
Обычно подотчетные суммы не включаются в состав активов организации, но при этом должны быть зафиксированы в отдельных расчетах на пассивном счете. Такая техника отражения позволяет отслеживать и контролировать все затраты и операции, совершенные сотрудниками в рамках исполнения служебных обязанностей.
Наиболее распространенным счетом, на котором отражаются подотчетные суммы, является счет «Материально-ответственное лицо (МОЛ)». По этому счету фиксируются все операции по получению, использованию и возврату денежных средств и материальных ценностей, предоставленных работникам в подотчет.
Важно отметить, что на счету «Материально-ответственное лицо» также отражаются долги по подотчетным суммам в случае невозврата или необоснованного использования этих средств.
Таким образом, счет «Материально-ответственное лицо» является основным инструментом учета и контроля за подотчетными суммами и позволяет эффективно управлять финансовыми ресурсами организации.
- Что такое подотчетный счет?
- Какие виды подотчетных счетов существуют?
- Какие операции отражаются на подотчетном счете?
- Каков порядок открытия подотчетного счета?
- Каким образом происходит отражение расходов на подотчетном счете?
- Что делать, если сумма расходов превышает установленный лимит на подотчетном счете?
- Как осуществляется закрытие подотчетного счета?
Что такое подотчетный счет?
Подотчетные счета используются для облегчения и управления служебными расходами работников, а также для контроля за их использованием. Обычно учет по таким счетам осуществляется внутри предприятия или организации.
Подотчетные счета могут быть открыты в банках или в системах электронных платежей. Для открытия подотчетного счета необходимо заключить соответствующее соглашение между сотрудником и работодателем.
Оформление платежей с подотчетного счета производится на основании документов, подтверждающих организационные расходы, такие как квитанции, счета, акты выполненных работ и тому подобное. При этом, все операции по подотчетному счету должны быть проверены и утверждены работодателем или его уполномоченным лицом.
Какие виды подотчетных счетов существуют?
Основными видами подотчетных счетов являются:
| Вид счета | Назначение |
|---|---|
| Счет расчетов № 50 | Используется для отражения средств, выданных сотруднику подотчетной организации для проведения служебных расчетов с третьими сторонами, такими как поставщики товаров и услуг. |
| Счет расчетов № 51 | Предназначен для отражения средств, выданных сотруднику подотчетной организации для компенсации проезда или оплаты жилья на командировке. |
| Счет расчетов № 52 | Используется для отражения средств, которые были выданы сотруднику подотчетной организации для приобретения предметов материального и операционного учета. |
| Счет расчетов № 53 | Предназначен для отражения средств, выданных сотруднику подотчетной организации для оплаты командировочных расходов, таких как питание, проживание и прочие сопутствующие расходы. |
Это основные виды подотчетных счетов, но в каждой организации список счетов может быть индивидуальным и настраиваться в соответствии с особенностями деятельности компании.
Какие операции отражаются на подотчетном счете?
Операции, которые отражаются на подотчетном счете, включают следующие:
- Выдача денежных средств сотруднику – при выдаче денег сотруднику на подотчет происходит учет данной операции на счете. Сотрудник получает деньги и должен предоставить отчет о его использовании.
- Сдача денежных средств – когда сотрудник возвращает оставшиеся неиспользованные деньги, происходит отражение данной операции на подотчетном счете.
- Оплата расходов сотрудника – если сотрудник оплачивает какие-либо расходы своими деньгами, то списание этих средств также отражается на подотчетном счете.
- Оплата проезда – если сотрудник проезжает на транспорте, то оплата проезда с его подотчетного счета будет отражаться на данном счете.
Подотчетный счет является важным инструментом для контроля расходов сотрудников и отчетности офиса. Вся информация о деньгах, полученных и использованных, отражается на данном счете и позволяет увидеть финансовую активность сотрудников предприятия.
Каков порядок открытия подотчетного счета?
1. Определение нужды в подотчетном счете
Первым шагом в порядке открытия подотчетного счета является определение необходимости его использования. Это может быть связано с исполнением служебных обязанностей, осуществлением расходов по официальным делам или другими целями, установленными организацией.
2. Обращение к руководству организации
После определения необходимости подотчетного счета, следующим шагом является обращение к руководству организации с просьбой о его открытии. В это обращение необходимо указать цель открытия счета, а также предоставить сведения о сроке его использования.
3. Подписание договора с банком
После получения согласия руководства организации на открытие подотчетного счета, следует подписание договора с банком. В договоре указываются условия использования счета, комиссии банка и другие существенные моменты.
4. Открытие счета
После подписания договора, происходит само открытие подотчетного счета в банке. Для этого необходимо предоставить банку документы, заполнить заявление и внести необходимые суммы на счет.
5. Отражение в бухгалтерии
После открытия подотчетного счета, необходимо также отразить его в бухгалтерии. Это может предусматривать создание соответствующей записи в учетной системе, оформление документов или другие меры в зависимости от конкретных требований организации.
Важно помнить, что порядок открытия подотчетного счета может различаться в зависимости от конкретных требований организации и банка.
Каким образом происходит отражение расходов на подотчетном счете?
Отражение расходов на подотчетном счете происходит следующим образом:
- На начало отчетного периода на подотчетном лице открывается счет, на котором фиксируются все затраты. Этот счет называется «Счет подотчета».
- В процессе выполнения служебных обязанностей сотрудник, который находится в подотчете, осуществляет расходы по поручениям и получает соответствующие документы, подтверждающие расходование средств.
- Сотрудник собирает все документы, связанные с расходами, и заполняет расходную накладную или иной документ, в котором указывает дату, статью затрат, сумму расходов и другую информацию.
- Расходный документ передается в бухгалтерию предприятия, где производится его проверка и регистрация.
- После регистрации документа расходы по подотчетному счету списываются со счета сотрудника и учитываются на счете подотчета.
- В конце отчетного периода производится расчет остатка на счете подотчета, который сравнивается с начальным остатком. Разница между начальным и конечным остатком определяет сумму расходов.
- На основании полученных данных составляется отчет о расходовании средств по подотчетному счету, который предоставляется руководству предприятия или иным уполномоченным лицам.
- По окончании отчетного периода остаток средств на счете подотчета должен быть равен нулю. Если остаток отличается от нуля, то это может указывать на ошибки в оформлении документов или на неясности в расходовании средств.
- Отчетность и документы, связанные с расходованием средств по подотчетному счету, должны храниться в бухгалтерии предприятия в течение определенного срока.
Что делать, если сумма расходов превышает установленный лимит на подотчетном счете?
Если сумма расходов превышает установленный лимит на подотчетном счете, сотрудник должен принять следующие меры:
1. Сообщить о превышении лимита.
Сотрудник должен немедленно уведомить ответственное лицо или администрацию о превышении лимита. Это позволит своевременно принять меры, чтобы решить данную ситуацию.
2. Обосновать причину превышения лимита.
Сотрудник должен предоставить детальное объяснение причин, по которым сумма расходов превысила установленный лимит. Он должен подготовить письменное заявление, в котором указать необходимость данных расходов и объяснить, почему лимит был превышен.
3. Запросить дополнительное разрешение.
После уведомления и обоснования причины превышения лимита, сотрудник должен официально запросить дополнительное разрешение на покрытие излишних расходов. Данное разрешение должно быть получено у ответственного лица или администрации.
4. Произвести возврат или дополнительное финансирование.
После получения разрешения на покрытие излишних расходов, сотрудник должен произвести возврат неиспользованной суммы или запросить дополнительное финансирование для покрытия превышения лимита на подотчетном счете.
В случае невозможности возврата или получения дополнительного финансирования, сотрудник может быть обязан погасить превышение лимита за свой счет.
Как осуществляется закрытие подотчетного счета?
Закрытие подотчетного счета происходит в несколько этапов:
- Составление отчета по использованию средств, потраченных по подотчету.
- Предъявление отчета по подотчету подотчетному лицу или комиссии для проверки и утверждения.
- Получение подписи подотчетного лица или комиссии в подтверждение правильности отчета.
- Передача всех оригиналов документов, подтверждающих использование средств, в бухгалтерию.
- Закрытие подотчетного счета путем списания остатка средств на основной расчетный счет организации.
В случае, если все документы и сумма использованных средств совпадают, отчет по подотчету считается закрытым. Если же имеются расхождения, необходимо внести корректировки до полного соответствия документов и отчета.