Бюджет по завершению (BAC) — это один из важных показателей в проектном управлении. Он представляет собой общую сумму денежных средств, которые планируется затратить на завершение проекта. BAC дает представление о финансовых ожиданиях и позволяет оценить стоимость работы, прогнозировать затраты и контролировать финансовую составляющую проекта.
Бюджет по завершению включает в себя все расходы, связанные с завершением проекта. Это включает не только расходы на работу и материалы, но также и дополнительные расходы, например, на обучение персонала или закупку необходимого оборудования. Важно отметить, что BAC не включает в себя расходы, которые были уже понесены на предыдущих этапах проекта, а также не учитывает доходы, связанные с проектом.
Один из главных инструментов для контроля бюджета по завершению является базовая стоимость (Baseline). Она представляет собой исходный план финансовых затрат, который фиксируется на начальном этапе проекта и служит основой для сравнения фактических затрат с плановыми.
Информация о бюджете по завершению позволяет проектному менеджеру и заинтересованным сторонам контролировать и анализировать финансовые аспекты проекта. Она помогает оценивать эффективность финансовых ресурсов и принимать взвешенные решения относительно дополнительных затрат или распределения бюджета. Также она позволяет ранним обнаружением проблем или отклонений от плана и принятием соответствующих мер для их исправления. В целом, информация о бюджете по завершению является необходимой составляющей успешного управления проектом и достижения его целей.
Структура бюджета по завершению (BAC)
Бюджет по завершению (BAC) представляет собой основной документационный элемент проекта, который определяет ожидаемые затраты на его завершение. Структура BAC включает в себя следующую информацию:
- Общая стоимость проекта (Total Cost) — это сумма, которую организация готова потратить на весь проект.
- Плановые затраты (Planned Costs) — это расчетные затраты на выполнение каждой задачи в проекте, составленные на основе расписания работ и оценки затрат.
- Актуальные затраты (Actual Costs) — это фактические затраты, которые были осуществлены на текущий момент.
- Величина выполненных работ (Earned Value) — это денежная оценка объема реализованных задач в проекте на текущий момент.
- Затраты на завершение (Estimate at Completion) — это прогнозируемая сумма, которую необходимо потратить на завершение проекта на основе актуальных затрат и величины выполненных работ.
- Прогнозная стоимость оставшихся работ (Estimate to Complete) — это прогнозируемая сумма, которая понадобится для выполнения оставшихся задач в проекте.
- Ожидаемые общие затраты (Estimate at Completion) — это прогнозируемая сумма затрат на завершение проекта, рассчитанная как сумма актуальных затрат и прогнозной стоимости оставшихся работ.
Структура бюджета по завершению (BAC) обеспечивает полную информацию о стоимости и прогнозируемых затратах на завершение проекта. Она позволяет проектному менеджеру контролировать финансовую составляющую проекта и принимать своевременные решения для достижения поставленных целей.
Понятие и цель BAC
Цель BAC заключается в том, чтобы определить финансовые ресурсы, которые будут использоваться для выполнения задач, достижения целей проекта и завершения его в ожидаемые сроки.
Важно понимать, что BAC не является фиксированной суммой и может меняться по мере развития проекта. Однако, он служит важным инструментом для контроля и планирования финансовых ресурсов в процессе выполнения проекта.
Основные компоненты BAC
| Компонент | Описание |
|---|---|
| Плановые затраты | Это сумма, которая была распределена на проект в начальном бюджете. Она может включать стоимость ресурсов, оборудования, материалов и других расходов, необходимых для завершения проекта. |
| Плановые объемы работ | Это детализированный план того, какие работы должны быть выполнены в рамках проекта. Плановые объемы работ могут включать в себя список задач, майлстоуны и другие события, которые должны быть достигнуты во время выполнения проекта. |
| Предполагаемая продолжительность | Это оценка времени, которое потребуется для завершения всех работ проекта. Предполагаемая продолжительность может быть выражена в днях, неделях или месяцах. |
| Фактические затраты | Это сумма, которая была фактически потрачена на проект в определенный момент времени. Фактические затраты могут быть использованы для определения текущего финансового состояния проекта и сравнения с плановыми затратами. |
| Фактические объемы работ | Это сумма работ, которая была выполнена на проекте в определенный момент времени. Фактические объемы работ могут быть использованы для определения прогресса выполнения проекта и сравнения с плановыми объемами работ. |
| Оставшиеся затраты | Это прогнозируемая сумма, которая будет потрачена на завершение проекта после текущего момента времени. Оставшиеся затраты могут быть использованы для определения ожидаемых расходов на проект и сравнения с плановыми затратами. |
| Оставшиеся объемы работ | Это прогнозируемая сумма работ, которая осталась для выполнения после текущего момента времени. Оставшиеся объемы работ могут быть использованы для определения ожидаемого прогресса выполнения проекта и сравнения с плановыми объемами работ. |
Все эти компоненты в совокупности позволяют оценить финансовый и временной статус проекта, а также принять необходимые меры для его управления и контроля.
Планирование и контроль затрат
При планировании и контроле затрат на проект особую роль играет бюджет по завершению (BAC), который включает в себя всю необходимую информацию о ресурсах, времени и деньгах, необходимых для успешного завершения проекта.
Бюджет по завершению (BAC) представляет собой смету всех затрат, которые ожидаются на проекте, включая затраты на материалы, трудозатраты, оборудование и другие необходимые ресурсы. Он определяется на этапе планирования проекта и служит основой для контроля и оценки фактических затрат.
Информация в бюджете по завершению (BAC) обычно представляется в виде таблицы, где приводится детализированная информация о затратах на каждый этап проекта. В таблице указывается запланированное количество ресурсов, стоимость каждого ресурса, суммарная стоимость этапа и общая сумма бюджета проекта.
| Этап проекта | Запланированные ресурсы | Стоимость ресурсов | Суммарная стоимость этапа |
|---|---|---|---|
| Анализ требований | 10 человек | 30 000 руб. | 300 000 руб. |
| Разработка | 20 человек | 50 000 руб. | 1 000 000 руб. |
| Тестирование | 15 человек | 40 000 руб. | 600 000 руб. |
| Внедрение | 5 человек | 25 000 руб. | 125 000 руб. |
| Итого: | 2 025 000 руб. |
Для эффективного контроля затрат рекомендуется регулярно сравнивать фактические затраты с запланированными и выявлять возможные отклонения. Это позволит оперативно корректировать бюджет и принимать необходимые меры для достижения поставленных целей.
Информация, включаемая в BAC
Информация, которую необходимо включить в BAC:
- Полный перечень задач, поставленных перед проектом, с указанием сроков и ресурсов, необходимых для их выполнения.
- Расчет затрат на каждую задачу проекта, включающий в себя стоимость материалов, затраты на труд и прочие расходы.
- Прогнозируемую длительность выполнения каждой задачи и суммарную длительность всего проекта.
- Предполагаемую стоимость каждой задачи и общую стоимость всего проекта.
- Расчет рисков и возможных затрат на исправление ошибок или проблем, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта.
- Сводную таблицу с информацией о результатах проекта по каждой задаче и общему состоянию выполнения проекта.
Вся эта информация помогает установить начальный бюджет для проекта и предсказать возможные затраты и риски, чтобы более точно планировать финансовые ресурсы.
Преимущества использования BAC
Вот несколько преимуществ использования BAC:
1. Оценка стоимости проекта
BAC позволяет определить ожидаемую общую стоимость проекта. Зная эту цифру, команда проекта может более точно планировать расходы, контролировать бюджет и принимать решения, чтобы избежать его превышения.
2. Контроль расходов
Использование BAC позволяет отслеживать текущие расходы на проект и сравнивать их с ожидаемыми стоимостями. Если фактические расходы превышают BAC, команда может принять меры по сокращению издержек и привести проект в соответствие с бюджетом.
3. Предупреждение о возможных проблемах
Анализ BAC может помочь идентифицировать потенциальные проблемы и риски, связанные с финансовой стороной проекта. Это позволяет команде разработать стратегии по управлению рисками, чтобы минимизировать их воздействие на бюджет.
4. Улучшение планирования и прогнозирования
На основе данных BAC команда проекта может улучшить свои планы и прогнозы. Знание ожидаемой общей стоимости позволяет лучше понять, какие ресурсы и сроки нужны для завершения проекта.
В целом, BAC является мощным инструментом управления бюджетом и позволяет командам разработки проектов эффективно планировать, контролировать и оценивать свои работы.