Устав представляет собой документ, который регулирует деятельность юридического лица. В нем указываются основные правила организации и функционирования организации. Одним из важных элементов устава является печать, которая подтверждает правомочность действий юридического лица.
Вопрос о прописывании печати в уставе имеет большое значение, поскольку от этого зависит легальность использования печати во всех юридически значимых документах. Прописывание печати регулируется определенным пунктом устава, который определяет порядок применения печати и ее описание.
Обычно прописывание печати указывается в отдельном пункте устава, как правило, в разделе, посвященном правовым и организационным аспектам деятельности юридического лица. В этом пункте устава часто содержится информация о применении печати, ее образе и структуре, а также правилах ее использования искольку печать имеет большое значение для деятельности юридического лица, необходимо соблюдать юридические требования и нормы, которые регулируют использование печати.
Раздел 1: Общие положения
Статья 1. Наименование организации.
1.1. Настоящим Уставом определяются правовые основы деятельности ООО «Название организации» (далее – Общество), его организационно-правовая форма, имущественные и финансовые основы, цели и задачи, порядок управления.
1.2. ООО «Название организации» является коммерческой организацией, созданной в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
1.3. Полное наименование Общества в русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Название организации».
1.4. Общество имеет печать с изображением его полного наименования, юридического адреса и ОГРН.
Статья 1: Основные понятия
1.1. В данном уставе применяются следующие основные понятия:
- 1.1.1. Участники — физические или юридические лица, вступившие в Общество в соответствии с законодательством;
- 1.1.2. Общество — коммерческая организация, созданная в соответствии с действующим законодательством;
- 1.1.3. Учредительные документы — устав Общества, учредительный договор (если таковой имеется), иные документы, предусмотренные действующим законодательством и учредительными документами Общества;
- 1.1.4. Основной капитал — денежные средства и (или) имущество, внесенные Участниками в Общество в установленном порядке в качестве долей (пайков) и являющиеся источником финансирования Общества;
- 1.1.5. Печать — название и образец печати, ее изображение или описание, характеризующее печать, включающее предельные размеры и основные элементы;
Раздел 2: Цели и функции печати
Печать выполняет следующие функции в организации:
- Создание официальных документов и отчетов, содержащих информацию о деятельности организации.
- Обеспечение подтверждения легитимности документов путем нанесения официальной печати на них.
- Сохранение целостности и конфиденциальности документов путем защиты их с помощью печати.
- Установление идентификации организации и ее юридического статуса путем использования уникальной печати.
- Упорядочение и систематизация работы организации через использование печати в соответствии с уставом.
Статья 2: Цели использования печати
2.1 Печать устанавливается с целью:
2.1.1 Защиты и обеспечения подлинности документов, выданных организацией;
2.1.2 Фиксации идентификационных данных организации на внешних документах;
2.1.3 Предоставления документов с подтвержденными сведениями об организации третьим лицам;
2.1.4 Подтверждения и заверения лицензий, разрешений и актов, выданных организацией;
2.1.5 Оформления и предоставления юридически значимых документов.
Раздел 3: Правила применения печати
В данном разделе устава прописаны правила использования печати в организации.
1. Печать организации может быть использована только для официальных документов и деловой переписки.
2. Печать должна наноситься на документы и иные материалы в целях подтверждения их официального характера.
3. Использование печати должно соответствовать установленным правилам и процедурам.
4. Лицо, наносящее печать, должно быть уполномочено на это должностью или полномочиями.
5. При использовании печати необходимо обеспечить ее сохранность, чтобы исключить возможность ее утраты или подделки.
6. При использовании печати необходимо соблюдать технику безопасности, предупреждая возможные инциденты или нарушения конфиденциальности.
7. При передаче печати другому лицу необходимо составить акт передачи и ответственность за ее использование переходит на получателя.
8. В случае утраты печати или обнаружения подделки необходимо незамедлительно сообщить об этом руководству организации.
9. При прекращении полномочий лица, имевшего право на использование печати, необходимо забрать и уничтожить печать или передать ее новому уполномоченному лицу.
Статья 3: Правила размещения печати
1. Печать организации размещается на всех документах, выражающих ее волю, а также на документах, представляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления.
2. Печать размещается в правом верхнем углу документа, при этом расстояние от верхнего и правого края не менее 20 мм.
3. Допускается размещение печати в середине документа, в случае если это необходимо для сохранения единого стиля и удобства чтения.
4. Размер печати не должен превышать 40 мм по ширине и 15 мм по высоте, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
5. Печать не должна затрагивать текст и содержание документа, а также не должна создавать помех для его восприятия и копирования.
6. Допускается использование электронной печати, при условии ее соответствия требованиям, установленным законодательством и наличия доверия к ее надежности и безопасности.
Раздел 4: Процедура утверждения печати
Данный раздел определяет процедуру утверждения печати.
- Определение необходимости утверждения печати.
- Сбор и подготовка необходимых документов для утверждения печати.
- Назначение ответственного лица, ответственного за процедуру утверждения печати.
- Представление документов на утверждение печати.
- Проведение проверки документов и соблюдения требований, установленных уставом.
- Утверждение печати организации.
- Регистрация утвержденной печати в установленном порядке.